ملخص كتاب "تواصل كقائد" للكاتبة ديانا بوهر.
منقول من x.com ، مساهمة من: حِكْمَةٌ بَالِغَةٌ الكتاب يقدم رؤى حول التواصل الاستراتيجي، لمساعدة القادة على نقل رسائلهم بشكل موجز وفعال إلى فرقهم
١. حدد الهدف قبل التحدث
•قبل أي اجتماع أو محادثة، حدد النقاط الأساسية التي يجب مناقشتها أو القرارات التي يجب اتخاذها.
•اسأل نفسك: ما هي الرسالة الرئيسية التي أريد إيصالها؟
•تجنب التكرار غير الضروري—بمجرد توضيح النقطة، انتقل إلى الموضوع التالي.
٢. حدد وقتًا لكل مناقشة
•خصص وقتًا محددًا لكل نقطة في الاجتماعات.
•مثال: “لنقضِ ٥ دقائق فقط على هذه النقطة ثم ننتقل إلى التالية.”
•شجع التقارير الموجزة بدلاً من التعمق في التفاصيل غير الضرورية.
٣. اسأل نفسك: “هل هذا ضروري؟”
•قبل التحدث، قم بتصفية المعلومات—ليس كل الموظفين يحتاجون إلى معرفة جميع التفاصيل.
•ركز فقط على ما هو مهم للمستمع (المديرون لا يحتاجون إلى تفاصيل دقيقة عن الموظفين، بل النقاط الأساسية).
•تجنب السرد المفرط أو الشرح المطوّل إلا إذا كان ضروريًا.
٤. استخدم قاعدة 80/20 (مبدأ باريتو)
•٨٠٪ من النتائج تأتي من ٢٠٪ من النقاش.
•ركّز على ٢٠٪ من المعلومات الأكثر تأثيرًا، وتجنب الخوض في التفاصيل التي لن تُحدث فرقًا كبيرًا.
٥. شجّع التواصل ثنائي الاتجاه
•بدلاً من الشرح المطوّل، اطلب من الموظفين مشاركة آرائهم:
•“هل فهمتم هذه النقطة؟”
•“هل لديكم أي استفسارات؟”
•“هل يمكننا الانتقال إلى النقطة التالية؟”
•إذا كانوا قد فهموا الفكرة بالفعل، فلا داعي لإعادة شرحها.
٦. ضع قاعدة “الشرح مرة واحدة”
•إذا فهم الموظفون الفكرة من المرة الأولى، لا تُكررها عدة مرات.
•بدلاً من ذلك، اسألهم: “ما هي خطتكم لتنفيذ ذلك؟”
•هذا يساعد على تحمل الموظفين للمسؤولية ويقلل من الوقت الضائع في الشرح المكرر.
٧. اجعل الاجتماعات منظمة وفعالة
•استخدم نموذجًا بسيطًا للاجتماعات:
1.الهدف (لماذا نجتمع؟)
2.النقاط الرئيسية (الموضوعات الأساسية)
3.القرارات والخطوات التالية (من سيفعل ماذا؟)
•إذا خرجت المناقشة عن المسار، أعِد تركيزها بقولك:
•“دعونا نركز على النقطة الأساسية.”
•“يمكننا مناقشة التفاصيل لاحقًا إذا لزم الأمر.”
٨. كن قدوة في الاختصار والتوضيح •تحدث بنقاط مختصرة، وليس بجمل طويلة. •استخدم جملًا واضحة ومباشرة. •عندما يرى الموظفون أن المدير يتحدث بوضوح وكفاءة، سيتبعون نفس الأسلوب.
ء•تحدث بنقاط مختصرة، وليس بجمل طويلة.
•استخدم جملًا واضحة ومباشرة.
•عندما يرى الموظفون أن المدير يتحدث بوضوح وكفاءة، سيتبعون نفس الأسلوب.
كيف يمكن تقديم هذه النصيحة للمدير العام؟
لأن الأمر يتعلق بسلوكه في التواصل، قد يكون حساسًا تجاه النقد. لذا، يجب تقديم النصيحة على أنها تحسين للكفاءة وليس انتقادًا.
الخيار ١: تقديمها كتحسين في القيادة:
“خبرتك ورؤيتك مهمة جدًا، ولكن لتحسين الإنتاجية، قد يكون من المفيد جعل المناقشات أكثر تركيزًا. يمكن أن يساعد تحديد وقت لكل موضوع وتجنب التكرار في تحسين سرعة التنفيذ لدى المديرين.”
.
الخيار ٢: استخدام أسلوب المشكلة والحل:
“لاحظنا أن بعض الاجتماعات تستغرق وقتًا أطول من اللازم لأن النقاشات أحيانًا تتعمق كثيرًا في التفاصيل. ربما يكون النهج الأكثر اختصارًا—التركيز على النقاط الأساسية—مفيدًا للحفاظ على تفاعل الجميع وكفاءتهم.”
.
الخيار ٣: إبراز تأثير ذلك على العمل:
“عندما تكون المناقشات قصيرة ومباشرة، يحصل الموظفون على وقت أكبر للتنفيذ بدلاً من الاستماع فقط. هذا التغيير البسيط يمكن أن يعزز الإنتاجية بشكل كبير.”.
الخلاصة:
✅ كن واضحًا ومحددًا قبل التحدث.
✅ حدد وقتًا لكل نقطة ولا تكرر المعلومات.
✅ اطلب من الموظفين تلخيص الفهم بدلاً من إعادة الشرح.
✅ ركّز على المعلومات الأكثر أهمية فقط.
✅ استخدم الاجتماعات بفعالية وابقَ على المسار الصحيح.